一只机器手握着一个印有 “我爱我的工作” 字样的马克杯
作者：丹妮尔・阿布里尔
人工智能本该让工作变得更轻松，但如何高效运用它，却成了不少人的难题。
过去几年间，人工智能模型持续迭代升级，涌现出大批适用于记笔记、编程、写作等特定任务的工具。去年，许多职场人都在尝试使用各类 AI 工具，亲测究竟哪些工具真正实用。与此同时，随着雇主愈发重视将 AI 融入业务运营，他们也开始要求员工掌握 AI 的使用技能。
“我认为 2025 年只是一个开端，大家在这一年摸索出了用 AI 提升工作效率的门道。” 工作流自动化平台 Zapier 的首席执行官韦德・福斯特表示。
盖洛普公司近期开展的一项民意调查显示，在工作中使用 AI 的人数正持续增长。去年第三季度，美国员工中每年至少使用几次 AI 处理工作的比例达到 45%，较上一季度提升 5 个百分点。调查结果表明，AI 的三大主要用途为整合信息、生成创意和学习新知识。
《华盛顿邮报》采访了多位职场人士，总结出他们高效运用 AI 的经验。以下是其中五条实用技巧。注意事项：AI 并非适用于所有职场人士，请务必遵守所在公司的相关规定。
一、 自动化管理收件箱
管理电子邮箱是件烦心事。福斯特指出，尽管邮箱服务商提供了一些辅助工具，但 AI 能实现的功能要强大得多。
你可以创建一个 AI 智能代理，或使用 AI 应用程序，通过简单指令对收件箱进行分类、整理和优先级排序。这相当于为邮箱设置一套复杂的自动化规则，自动决定邮件归入哪个文件夹、标注何种标签以及是否标记为紧急邮件。相比设定死板的关键词或联系人清单，你可以用自然语言明确需要重点关注的主题或事项。
AI 还能自动草拟针对特定类型邮件的回复内容。福斯特举例说，每当有人询问职位空缺时，AI 可以自动生成回复，引导对方访问招聘网站。
“你完全可以实现收件箱的高度自动化管理。” 他说。
要实现上述功能，你可以借助 Zapier 这类工具 —— 该平台提供免费基础版和付费高级版服务；也可以选择 SaneBox 和 Superhuman，这两款工具均采用分级付费模式。
二、 打造私人智能助理
多位职场人士表示，在快速了解工作进展、确定任务优先级和跟踪项目进度方面，AI 的作用尤为突出。
虚拟社区兼非营利组织 “女性定义人工智能” 的联合创始人兼首席执行官海伦・李・库普称，她在年初创建了一个 “人工智能办公室主任”，专门帮自己梳理工作优先级。每天早上，她会通过克劳德（Claude）的语音模式下达指令，随后 AI 便会为她规划好一天的工作安排。创建这个智能助理的过程十分简单：她向聊天机器人下达指令，要求生成一个人工智能助理，同时提供一系列参数设定并上传工作文档；之后她对指令进行微调，再将内容粘贴到克劳德项目中，一个可重复使用的定制化机器人就生成了。
“每天早上，我可以把脑子里的待办事项一股脑告诉它，它就能帮我初步梳理出任务的优先级顺序，这种感觉太棒了。” 她说。
福斯特还推荐了另一种方案：打造一个每日简报智能代理。它可以整合你的邮箱和日历信息，生成待办事项清单和重要更新，通过邮件发送给你。要实现这个功能，你需要创建一个定制化生成式预训练变换模型（GPT）—— 这需要订阅 ChatGPT Plus，月费 20 美元。操作步骤是点击侧边栏的 “探索 GPT 模型”，再选择 “创建”。若要实现简报自动化发送，你需要将 ChatGPT 与邮箱和日历绑定，但在此过程中需警惕安全与隐私风险。你可以向 AI 下达指令，让它每天早上发送包含你所需具体信息的简报邮件。你也可以开发一款每日待办事项应用程序，这可能需要借助额外工具或托管服务，但 ChatGPT 会为你提供详细的操作指南。
如果不想让 ChatGPT 访问你的个人账户，你可以手动上传日历、任务清单或部分通讯记录，再让 AI 据此确定任务优先级。
三、 按需定制工具应用
多位职场人士提到，为解决工作中的具体问题，他们借助聊天机器人和简单指令生成代码，打造定制化应用和工具 —— 这种方式被称为 “随心编码”。智能代理人工智能风险平台 Radiant Intel 的联合创始人兼首席执行官迈克尔・弗兰克表示，他通过克劳德代码（Claude Code）以及谷歌 Antigravity 这类应用构建工具，开发了一款能为自己聚合本地新闻的应用程序。他还指出，人们可以开发应用来辅助学习新技能，或为自己的工作提供反馈以实现改进。他建议，不妨从自己常犯的错误或耗时较长的任务入手，针对性地开发工具。
“这类工具或许不会彻底改变一个人的生活，但它们完全能帮你提升 5%、10% 甚至 15% 的工作效率，这是毋庸置疑的。” 他说。
李・库普称，她通过 AI 平台 Gumloop 开发了一个智能代理，专门监控某一斯拉克（Slack）工作频道的网站反馈，并将发现的问题记录到追踪系统中。该平台提供免费基础版服务，而且无需具备编程知识就能创建 AI 智能代理。伊利诺伊大学芝加哥分校市场营销学助理教授亚历山大・K． 穆尔则借助 Replit 和克劳德代码，快速搭建了定制化网页，从而更高效地开展调查工作。
制造业人工智能初创公司 Soff 的首席运营官贾拉卡・拉瓦特表示，你还可以在克劳德平台上搭建定制化数据仪表盘，用于跟踪销售额、客户满意度、某款产品或某项功能的性能表现，以及其他关键指标。你可以要求 AI 根据数据给出改进措施的行动清单。她补充道，用好这个仪表盘，还有助于你争取下一次晋升机会。
“这是展示工作成果的绝佳方式，” 她说，“而且只需要编写一个提示词，10 分钟就能搞定。”
四、 让初次沟通不再尴尬
拉瓦特建议，在向新客户推销产品，或与新同事、其他职场人脉建立联系之前，可以借助 AI 挖掘双方的共同点，作为破冰的话题。
她会使用佩尔普莱克西蒂公司开发的人工智能浏览器 Comet，根据对方的领英档案和谷歌上能检索到的公开信息，寻找自己与对方的共性。有一次，她想和某家目标公司的首席执行官建立联系，Comet 帮她查到，这位首席执行官是个披萨爱好者，还曾经营过一家披萨公司 —— 这个细节就藏在一期播客节目里。正是这个有趣的小发现，让她的初次沟通变得顺畅自然。这种方法同样适用于那些想要转行、拓展人脉的人。
五、 优化会议纪要
多位职场人士反映，视频会议平台自带的会议纪要和转录功能往往会被大家束之高阁，但如果是自己主动整理的纪要，查阅频率会大大提高。
因此，他们选择使用人工智能记事本 Granola 来优化会议纪要。这款工具无需让 AI 机器人以参会者身份进入会议（不过用户可以选择通知他人自己正在使用该工具），就能丰富会议纪要的内容。它可以转录会议内容，按照你习惯的笔记格式进行整理，补充细节并提炼行动项。你甚至可以在会议前就写好初步笔记，或在会后向它提问，梳理会议中讨论的趋势。福斯特说，他曾通过这款工具，从自己的对话内容中提炼出适合作为社交媒体帖子的主题。他还提到，Granola 甚至能充当职场指导的角色。
“人们会很自然地相信它给出的结论，” 他说，“因为 AI 的评价往往中立客观。”
附赠技巧：让你的 AI 聊天机器人少一点阿谀奉承。穆尔表示，这样能得到更直截了当的反馈。在 ChatGPT 中，点击屏幕左下角的用户名进入个性化设置界面；在 “自定义指令” 和 “关于你” 这两个板块中，强调优先保证内容的准确性、推理的清晰性和解释的详尽性，而非一味奉承、夸赞和附和你。你可以明确要求它敢于反驳、直言不讳。穆尔还提供了一个可供参考的提示词模板。
职场人士们表示，学会高效运用 AI 处理工作，最难的是迈出第一步。但一旦上手，后续就会越来越轻松。
“别想得太复杂，” 李・库普说，“选一款大型语言模型，直接开始用就好。”
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责任编辑：郭明煜
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